Extern integritetspolicy
1 LINDE MATERIAL HANDLING AB VÄRNAR OM DIN PERSONLIGA INTEGRITET
Linde Material Handling AB, 556542-4297, (”Linde” eller ”Bolaget”) värnar om att dina personuppgifter ska behandlas på ett integritetssäkert sätt med god skyddsnivå och i enlighet med den nya dataskyddsförordningen.
I denna Integritetspolicy redogör vi närmare för hur Linde behandlar personuppgifter om dig i egenskap av att du representerar ett företag som i sin tur är kund/leverantör eller potentiellt blivande kund/leverantör hos Linde. Integritetspolicyn gäller vidare för dig som besöker vår hemsida www.linde-mh.se, och som ansöker om anställning hos oss.
Vid frågor om Lindes integritetsskydd är du alltid välkommen att kontakta Bolaget
genom att skicka ett e-postmeddelande till dataskydd@linde-mh.se
2 PERSONUPPGIFTSANSVARIG OCH DATASKYDDSANSVARIG
Linde är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter och är därför ansvarig för att dina uppgifter hanteras på ett korrekt och säkert sätt i enlighet med tillämplig lagstiftning.
HR-chef är utsedd till ”Compliance Officer” och ”Dataskyddsansvarig” på Linde. Data-skyddsansvarig har bland annat till uppgift att övervaka att Lindes behandling av person-uppgifter sker i enlighet med tillämplig lagstiftning.
Du kan kontakta Lindes Dataskyddsansvarig på dataskydd@linde-mh.se
3 VILKA PERSONUPPGIFTER HANTERAR LINDE?
Personuppgifter är alla upplysningar och all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till en person som är i livet. Det är uppgifter om dig och din person. Exempel på personuppgifter är namn, kontaktuppgifter, bilder av dig och IP-adress.
Med behandling avses varje typ av åtgärd som vidtas med personuppgifter såsom insamling, lagring, användning, bearbetning och överföring av personuppgifter.
Kunder, leverantörer och samarbetspartners
Linde samlar in och lagrar följande information om dig som Linde behöver för att kunna kontakta dig och fullgöra Bolagets åtagande gentemot dig som kund, leverantör eller samarbetspartner.
• Person- och kontaktinformation, såsom namn, person- eller organisationsnummer, adress, telefonnummer, e-postadress och titel.
• Uppgifter som du förmedlar till Linde per e-post, när du är aktiv i våra sociala medier eller genom andra kommunikationskanaler.
• Uppgifter från kundundersökningar och kundutvärderingar.
• Betalnings- och köphistorik.
• Kund-, leverantörs och/eller samarbetsavtal.
• Betalningsinformation, såsom bankuppgifter, kontonummer och i förekommande fall IBAN, SWIFT m.m.
• Uppgifter om reklamationer och garantiärenden.
• I förekommande fall med anledning av företagsevenemang eller möten tex kostpreferenser, eventuella allergier.
• Uppgifter från närvarosystem om du besöker våra lokaler.
Företagsrepresentanter eller kontaktpersoner för t.ex. kunder, leverantörer och samarbetspartners
Linde samlar in och lagrar följande information om dig som Linde behöver för att kunna kontakta dig i egenskap av representant för ett företag eller organisation.
• Person- och kontaktinformation, såsom namn, adress, telefonnummer, e-post adress, titel, befattning och arbetsgivare.
• Uppgifter som du som företagsrepresentant förmedlar till Linde per e-post, när du är aktiv i våra sociala medier eller genom andra kommunikationskanaler.
• I förekommande fall uppgifter med anledning av företagsevenemang eller möten som behövs för genomförande t ex kostpreferenser, eventuella allergier.
• Uppgifter från närvarosystem om du besöker våra lokaler.
Dina personuppgifter samlas i regel in från det företag eller organisation som du representerar, men i förekommande fall direkt från dig genom epostkorrespondens eller annan kommunikation, i samband med att du närvarar på våra företagsevenemang eller möten samt när du är aktiv på våra sociala medier. Linde kan även få personuppgifter om dig från Lindes övriga samarbetspartners. Bolaget använder vidare externa informationstjänster för att, vid behov, komplettera med t.ex. befattnings- och kontaktinformation.
Potentiella kunder/leverantörer och företagsrepresentanter för potentiella kunder/leverantörer
Linde kan samla in och lagra följande information om dig i egenskap av att du är en potentiell kund till Linde eller att du är företagsrepresentant på ett bolag som är potentiell kund till Linde. Person- och kontaktinformation, såsom namn, adress, telefonnummer, epostadress,
titel, befattning och arbetsgivare.
Kursdeltagare
Vid genomförande av utbildningar samlas kontaktuppgifter, så som namn, adress, telefonnummer, e-postadress, titel, befattning, arbetsgivare och förarbehörigheter för kunder/leverantörer och företagsrepresentanter för potentiella kunder/leverantörer.
Uppgifter som registrerad eller företagsrepresentant med anställda förmedlar till Linde per e-post i samband med utbildningen.
Besökare av Lindes hemsida
I samband med att du besöker Linde hemsida samlar vi in följande information om dig som Linde behöver för att kunna förbättra, effektivisera, förenkla och utveckla vår hemsida.
• Tekniska uppgifter så som IP-adress, MAC-adress, URL, unik enhets ID, nätverkets och enhetens prestanda, webbläsare, språk- och identifikationsinställningar, geografisk position, operationssystem, andra uppgifter från cookies eller liknande (enhetsinformation).
Se även bolagets information om cookies under punkt 11.
Rekrytering (arbetssökande hos Linde)
Linde samlar in följande information om dig som vi behöver för att kunna rekrytera rätt personer till tjänster i Bolaget.
• Person- och kontaktinformation, såsom namn, adress, telefonnummer, e-post adress, titel, befattning och arbetsgivare.
• Uppgifter i personligt brev och CV.
• I förekommande fall bild.
• Övriga uppgifter som du lämnar till oss i samband med rekrytering.
• Uppgifter från närvarosystem uppsatta i anslutning till och i Lindes lokaler och försäljningslokaler.
Personuppgifter om dig kan överlämnas till oss direkt från dig eller från bemannings-, rekryterings-, eller inhyrningsföretag som du söker arbete genom.
Konsulter
Linde samlar in följande information om dig som vi behöver för att kunna administrera konsultuppdraget:
- Arbetstider och frånvaro om det är relevant för uppdraget.
- Dokumentation om utförandet av uppdraget.
4 VÅR BEHANDLING AV DINA PERSONUPPGIFTER
4.1 För vilka ändamål vi avser att behandla dina personuppgifter samt vilken laglig grund vi har för respektive behandling följer av tabellerna nedan.
4.2 Kunder, leverantörer och samarbetspartners (inklusive företagsrepresentanter för dessa)
| Ändamål | Laglig grund |
| Kunna hålla kontakten med en representant för företaget t.ex. avseende när leverans av varor eller tjänster ska ske. | Behandlingen är nödvändig för Lindes berättigade intresse av att ha kontakt med dig i syfte fullgöra avtalet med kunden/leverantören, dvs. företaget som du som företagsrepresentant representerar (intresseavvägning). |
| Uppfylla författningsreglerade krav, exempelvis säkerhetskrav och bokföringskrav. | Behandlingen är nödvändig för att fullgöra Lindes rättsliga förpliktelser. |
| Möjliggöra marknadsföring och kommunikation om Lindes varumärke och Bolagets produkter, t.ex. vid nyhetsutskick och utskick av annat marknadsföringsmaterial, inbjudan till Bolagets evenemang, möten och andra sammankomster m.m. | Behandlingen är nödvändig för Lindes berättigade intresse av att marknadsföra sitt varumärke, sina varor och andra liknande varor till dig som kund eller till företaget som du som företagsrepresentant representerar (intresseavvägning). |
| För att genomföra nöjdhetsundersökningar och andra undersökningar rörande Lindes produkter och kundens köpupplevelse. | Behandlingen är nödvändig för Lindes berättigade intresse av att utvärdera, utveckla och förbättra sitt varumärke, sina produkter och sin marknadsföring (intresseavvägning). |
| För att säkerställa betalning och analysera köphistorik i syfte att erbjuda kunder rätt produkter och marknadsföring. | Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med kunden. Behandlingen är nödvändig för Lindes berättigade intresse av att erbjuda sina kunder en relevant marknadsföring med hänsyn till kundens tidigare köp (intresseavvägning). |
| För att kunna motta betalning från kunden vid köp av Lindes produkter, tjänster och service. | Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med kunden. |
| För att kunna bemöta och kompensera kunden vid reklamationer och garantiärenden. | Behandlingen är nödvändig för att fullgöra avtalet med kunden. |
4.3 Potentiella framtida kunder, leverantörer, samarbetspartners eller
mottagare av nyhetsbrev
| Möjliggöra marknadsföring och kommunikation om Lindes varumärke och produkter, t.ex. utskick av nyhetstidning och annat marknadsförings-material, inbjudan till bolagets evenemang och andra sammankomster m.m. | Behandlingen är nödvändig för Lindes berättigade intresse av att marknadsföra sitt varumärke, sina varor och andra liknande varor till dig eller till företaget som du som företagsrepresentant representerar (intresseavvägning). |
4.4 Kursdeltagare
| Möjliggöra genomförande av utbildningar och behålla uppgifter om förarbehörigheter för säkerställande av korrekt åberopande av förarbehörigheter efter genomförd utbildning. | Avtal om registrerad själv är avtalspart. I övrigt är behandlingen nödvändig för Lindes berättigande intresse av att genomföra utbildningar för kunders anställda förare och för att kunna hålla ordning på vilka personer som genomgått utbildningar och inte (intresseavvägning). |
4.5 Besökare av Lindes hemsida
| För att säkerställa driften av Lindes hemsida och applikation. För att kunna utveckla vår hemsida för att anpassa den bättre utifrån hur Lindes hemsida (www.linde-mh.se) används. | Behandlingen är nödvändig för Lindes berättigade intresse av att förbättra, effektivisera, förenkla och utveckla sin hemsida och i syfte att attrahera fler kunder/samarbetspartners och att öka graden av återkommande kunder/samarbets-partners (intresseavvägning). |
4.6 Rekrytering (arbetssökande hos Linde)
| För att, i samband med rekrytering, kunna avgöra vem som är bäst lämpad för en tjänst samt att säkerställa att aktuell person har nödvändig kompetens. | Behandlingen är nödvändig för Lindes berättigade intresse av att anställa rätt personal och att säkerställa att kompetenta personer arbetar för Bolaget (intresseavvägning). |
| · Namn · Postadress · Telefonnummer · E-post-adress · CV, och andra personuppgifter som du väljer att lämna till oss, för att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk som kan följa av en rekryteringsprocess. | Bolagets berättigade intresse av att fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk (intresseavvägning). |
5 HUR LÄNGE BEVARAR VI DINA PERSONUPPGIFTER?
Dina personuppgifter bevaras så länge det finns ett behov av att bevara dem för att fullgöra de ändamål som uppgifterna samlades in för i enlighet med denna Integritetspolicy. Därefter kommer dina uppgifter att raderas.
Vissa personuppgifter kommer, i syfte att uppfylla relevant bokföringslagstiftning, att sparas i sju år, räknat från utgången av det kalenderår då räkenskapsåret, till vilken informationen hörde, avslutades.
Kontaktuppgifter till företagsrepresentanter lagras under den tid Linde bedömer att uppgifterna är nödvändiga för att upprätthålla relationen med företaget/organisationen. Radering ska ske när Linde får kännedom om att uppgifterna inte längre är adekvata eller relevanta för ändamålet, eller på begäran av den registrerade om det finns fog för begäran.
För närmare information om hur länge Linde lagrar specifika personuppgifter var vänlig kontakta Bolaget. Kontaktuppgifter framgår under avsnittet ”Kontakt” nedan.
6 VEM LÄMNAR VI UT PERSONUPPGIFTERNA TILL?
Linde lämnar inte ut personuppgifter till tredje part, förutom i situationer då detta följer av en lagstadgad skyldighet eller krävs för att fullfölja våra åtaganden mot dig, kunder och samarbetspartners. Personuppgifter kan emellertid lämnas till Koncernbolag, ägare eller dotterbolag. Dina personuppgifter kommer inte att säljas till tredje part i reklamsyfte. Av nedanstående tabell framgår situationer då dina personuppgifter kan komma att lämnas ut till tredje part.
| Tredje part | Anledningen till att personuppgifterna lämnas ut tilltredje part |
| Leverantör av molntjänst | Linde lagrar viss information i molntjänster, varför dina personuppgifter kan komma att lämnas ut till leverantörer av sådana molntjänster. |
| Leverantörer och samarbetspartners | Linde kan komma att lämna ut dina person-uppgifter till olika leverantörer i vår verksamhet. Detta sker i de fall leverantörerna eller samarbetspartnerna behöver dina person-uppgifter för att kunna fullgöra sina uppdrag som de utför på uppdrag av Linde, t ex vid rekryteringsuppdrag eller eventbolag. Det sker i så fall genom säkerställande att uppgifterna inte lämnas vidare och att det enbart sker behandling för det angivna ändamålet. |
| Bolag som tillhandahåller finansieringslösningar för kund | I de fall en kund är intresserad av finansierings- lösning för sitt köp förmedlar Linde uppgifter om kunden till finansieringsbolag som Linde samarbetar med och som i sin tur ingår avtal och kommunicerar direkt med kunden. |
| Myndigheter | Personuppgifter kan komma att överlämnas till myndigheter då det krävs för att uppfylla lagenliga skyldigheter. |
| Avyttring | För det fall Linde avser att överlåta hela eller delar av Lindes verksamhet kan personuppgifter komma att lämnas ut till en potentiell köpare. |
7 ÖVERFÖRING AV PERSONUPPGIFTER TILL TREDJELAND
7.1 Bolaget strävar efter att behandla dina personuppgifter inom EU/EES. Bolaget överför inte dina personuppgifter till land utanför EU/EES utöver vad som anges nedan. Om person- uppgifter överförs till något land utanför EU/EES, kommer Bolaget att vidta åtgärder för att se till att personuppgifterna fortsätter vara skyddade och även vidta de åtgärder som krävs för att på lagligt sätt överföra personuppgifter till länder utanför EU/EES.
8 SOCIALA MEDIER
Vad gäller de personuppgifter som förekommer och behandlas på sociala medier så som Facebook, Instagram, Twitter, Youtube och LinkedIn hänvisar vi användare till respektive tjänsts policy för information om hur de behandlar personuppgifter. Enligt Linde är syftet med behandlingen att representanter för befintliga kunder, potentiella kunder och samarbetspartners till Linde ska kunna interagera och ha kontakt med Linde via sociala medier. Detta för att bidra till en god relation med kunder och samarbetspartners och för att göra Lindes kundservice och produkt lättillgänglig genom flera olika kanaler.
Behandlingen är nödvändig för Lindes berättigade intresse av att marknadsföra sitt varumärke och sina produkter till befintliga och potentiella kunder samt till samarbetspartners (intresseavvägning).
9 DINA RÄTTIGHETER
Linde ansvarar i egenskap av personuppgiftsansvarig för att dina personuppgifter behandlas i enlighet med gällande lagstiftning.
Linde kommer på din begäran eller på eget initiativ att rätta, avidentifiera, radera eller komplettera uppgifter som upptäcks vara felaktiga, ofullständiga eller missvisande.
Du har rätt att av Linde begära tillgång till och rättelse eller radering av dina personuppgifter (exempelvis om sådan radering krävs enligt tillämplig lagstiftning), begära begränsning av fortsatt behandling av dina personuppgifter samt en rätt att invända mot behandlingen under de förutsättningar som tillämplig personuppgiftslagstiftning medger (exempelvis om du ifrågasätter om personuppgifterna är korrekta eller om behandlingen är laglig). Linde kommer att underrätta varje mottagare till vilken personuppgifterna har lämnats ut enligt punkten 6 ovan om eventuella rättelser eller radering av uppgifter samt begränsning av behandling av uppgifter som sker enligt denna punkt 8.
Du har rätt till dataportabilitet, det vill säga en rätt att under vissa förutsättningar få ut och överföra dina personuppgifter i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format till en annan personuppgiftsansvarig.
Om du inte vill att Linde behandlar dina personuppgifter för direkt marknadsföring har du rätt att när som helst skriftligen anmäla detta till Linde. När Linde har mottagit din anmälan kommer Linde att upphöra med att behandla personuppgifterna för detta marknadsförings-ändamål.
Du har rätt att, genom en skriftligt undertecknad ansökan, kostnadsfritt erhålla ett register-utdrag från Linde om vilka personuppgifter som finns registrerade om dig, ändamålen med behandlingen och till vilka mottagare uppgifterna har lämnats eller ska lämnas ut. Du har även rätt att i registerutdraget få information om den förutsedda period under vilken uppgifterna kommer att lagras eller kriterierna som används för att fastställa denna period.
Du har vidare rätt att i registerutdraget få information om dina övriga rättigheter som anges i denna punkt 8.
Vi ser gärna att du hör av dig till oss om du har några klagomål beträffande vår behandling av dina personuppgifter, så att vi kan korrigera vår behandling om det är nödvändigt. Du har även rätt att inge eventuella klagomål angående Lindes behandling av dina personuppgifter till Datainspektionen.
10 SKYDDET AV DINA PERSONUPPGIFTER
Du ska alltid kunna känna dig trygg när du lämnar dina personuppgifter till oss. Linde har därför vidtagit de säkerhetsåtgärder som behövs för att skydda dina personuppgifter mot otillbörlig åtkomst, förändring och radering. Vi kommer inte att lämna ut dina uppgifter till någon annan, annat än vad som uttryckligen följer av denna Integritetspolicy.
11 COOKIES
Linde använder cookiesliknande tekniker i syfte att tillhandahålla vissa funktioner på webbplatsen www.linde-mh.se samt för att förbättra vår webbplats och att leverera en bättre och mer personlig service. Informationen lagras i form av en fil innehållande krypterade inloggningsdata. Linde använder cookies i enlighet med Lindes policy för cookies.
12 ÄNDRINGAR
Linde har rätt att när som helst ändra Integritetspolicyn. Vid ändringar av denna Integritets-policy kommer Linde att publicera den justerade Integritetspolicyn på www.linde-mh.se med information om när ändringarna träder ikraft samt i övrigt på lämpligt sätt informera kunder och samarbetspartners.
13 KONTAKTINFORMATION
Tveka inte att kontakta Linde om du har några frågor om denna Integritetspolicy, behandlingen av dina personuppgifter eller om du vill begära ett registerutdrag.
Lindes kontaktinformation:
Linde Material Handling AB
Org. nr: 556542-4297
Adress: Box 1305, 701 13 ÖREBRO
E-post: dataskydd@linde-mh.se
Telefon Örebro: +46 19 766 30 00